เรื่อง : เทคนิคการจัดเก็บเอกสาร ....งานสำคัญที่เรามองข้าม
โดย : สังวาลย์  วรรณกุล     เขียนเมื่อ : 2015-09-07 17:00:52     คนอ่าน : 237     ความคิดเห็น : 0

ประสบการณ์ในการทำงานมานานทำให้เราพอจะรู้ว่าอะไรควรเก็บหรือไม่ควรเก็บ หรือจะเก็บอย่างไร จะเก็บเอกสารแต่ละเรื่องไว้นานแค่ไหน หากมีเอกสารสำคัญจำนวนมากขึ้นเราจะเก็บอย่างไร เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายและไม่สูญหาย  แต่สำหรับผู้ที่มาทำงานใหม่และไม่มีประสบการณ์ในงานนั้นมาก่อน จะให้จัดเก็บเอกสารแล้ว เขายังมองไม่เห็นว่าจะทำอย่างไร  จะเริ่มต้นอย่างไรดี จะรอไปอบรมก็ยังไม่มีโอกาส และงานที่รับผิดชอบจะค่อยๆ ทยอยเข้ามารอบด้านและมีความสำคัญทั้งหมด  งานจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มจึงถูกมองข้ามไปหรือเอาไว้ก่อน  แต่สำหรับผู้ที่มีประสบการณ์ทำงานมานานจะเห็นว่างานตรงนี้คือจุดเริ่มต้นของการทำงานอื่นๆ ทำให้การทำงานระหว่างวันง่ายขึ้น  ทำงานได้รวดเร็วใช้เวลาน้อย  ซึ่งตรงกันข้ามกับผู้ที่ไม่มีระบบในการจัดเก็บเอกสาร  การค้นหาเรื่องที่ผ่านมา เพื่อนำใช้ในการอ้างอิง หรือการให้ข้อมูลกับผู้บริหาร หรือให้ข้อมูลกับงานอื่นๆ เขาต้องใช้เวลาค้นหาเอกสารในแต่ละวันมากกว่าเวลาทำงานเสียอีก 

การจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบมีประโยชน์มากเพราะจะช่วยให้เราทำงานในแต่เรื่องได้ง่ายขึ้น  ทำงานแต่ละชิ้นได้รวดเร็ว ความผิดพลาดไม่มีหรือเกิดได้น้อยมาก เราจึงสามารถมีความสุขในการทำงานได้ง่าย เพราะ ไม่มีความหงุดหงิดกังวลใจที่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาเรื่องสำคัญๆ หรือค้นหาแล้วก็ยังไม่เจอ

การจัดเก็บเอกสารถ้าหากจะให้มองเห็นชัดก็เหมือนการเก็บจัดเก็บเสื้อผ้าในตู้ ซึ่งเราแยกเก็บเป็นส่วนๆ เพื่อการหยิบหรือจัดเก็บได้ง่าย เช่น แยกเป็นกระโปรง กางแกง เสื้อแต่ละชนิด ชุดชั้นใน ชุดเครื่องนอน ผ้าเช็ดตัว เป็นต้น ดังนั้นผู้ที่จะมีระบบการจัดเก็บเอกสารจึงต้องเป็นผู้มีวินัย มีใจรัก และต้องเสียสละ

สิ่งสำคัญให้ทุกคนตระหนักไว้เสมอว่าเอกสารหลายเรื่องมีความสำคัญ และเราก็ไม่สามารถจดจำเรื่องราวต่างๆ ไว้ได้ทั้งหมด ดังนั้นการจัดเก็บเอกสารที่ดีมีระบบ  จึงเสมือนเรามีเลขาส่วนตัวหรือมีผู้ช่วยจดจำ  จึงลดความหงุดหงิด ความกังวลใจในการทำงานได้อย่างดี เราจึงมีความสุขระหว่างทำงานได้มากกว่าคนที่ไม่มีระบบในการจัดเก็บเอกสาร

สำหรับเทคนิคง่ายๆ ในการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบนั้นให้ทำทุกวัน หรือให้จัดเก็บทันทีที่ได้ดำเนินการเรื่องหนึ่งๆ เสร็จสิ้นไปแล้ว ดังนี้

-เรื่องไหนที่อยู่ระหว่างดำเนินการให้เก็บไว้ที่แฟ้มรอดำเนินการ  เมื่อดำเนินการแต่ละเรื่องเสร็จสิ้นแล้ว ถ้าเป็นไปได้ให้จัดเก็บในแฟ้มเอกสารทันทีทุกเรื่อง

-แฟ้มเอกสารที่ใช้ประจำ ให้จัดไว้ในจุดที่อยู่ใกล้เพื่อพร้อมกับการหยิบใช้และจัดเก็บทำได้สะดวก รวดเร็ว

-แฟ้มเอกสารควรจัดเป็นหมวดหมู่ เมื่อแบ่งประเภทของเอกสาร  โดยระบุเป็นตัวอักษร, ตัวเลข หรือใช้สีของแฟ้มที่แตกต่างกัน หรือใช้เทปสีติดที่สันแฟ้ม จะทำให้การค้นหาและการจัดเก็บสวยงาม สะดวกและรวดเร็ว

-ควรมีแฟ้มดัชนี (Index File) เพื่อระบุรายละเอียดของหมวดหมู่เอกสาร ซึ่งอาจกำหนดเป็นกลุ่มตัวเลข หรือประเภทของเรื่อง/ชนิดของงาน หมายเลขของแฟ้มเอกสารและหมายเลขของตู้เก็บเอกสาร ซึ่งแฟ้มดังกล่าวจะบอกว่าเอกสารหมวดหมู่ใด ถูกเก็บไว้ ณ ที่ใด เมื่อต้องการเอกสารก็เพียงแต่เปิดหาที่แฟ้ม ดัชนี ก็สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้สะดวกและรวดเร็ว

- เอกสารทุกเรื่องมีอายุในการเก็บ ดังนั้น พอครบเวลาควรมีการรื้อแฟ้มเอกสารออกมาทำลาย โดยแจ้งทำลายเอกสาร (ตามระเบียบงานสารบรรณ) ประโยชน์โดยตรงที่ได้ คือ ช่วยประหยัดงบประมาณในการซื้อตู้จัดเก็บเอกสาร การช่วยลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร  เอกสารเก่าๆ อาจจะมีข้อมูลที่จะได้ใช้ประโยชน์  ดังนั้นเราควรเปลี่ยนการเก็บเป็นข้อมูลเชิงสถิติ หรือเป็นฐานข้อมูลอิเลคทรอนิคส์เพื่อประโยชน์ในการใช้ข้อมูลดังกล่าวในวันข้างหน้า 

 

แสดงความคิดเห็น